中小企業診断士のHACCPの考え方(JFS規格を中心に)-7

この度、ブログのテーマをもう一つ加えて【HACCPの考え方】を折々に発信していきたいと思います。
最近、日本発の「食品安全マネジメント規格」であるJFS規格A/Bの監査員研修を修了しましたので、
JFS-B規格の要求事項に私なりの解釈を加えて発信します。
(ただし、あくまでも私の考えであり、あなたが属する組織にそのまま当てはまらない場合がありますので
ご注意ください)
なお、JFS規格の要求事項は以下の「日本食品安全マネジメント協会」のHPからダウンロードできますので、

今回は、食品安全マネジメントシステムの要求事項8(FSM 8)「文書・記録の管理」です。

FSM 8
文書・記録の管理
食品安全を確保するための工程管理と、効果的な運営を証明するための文書及び記録を作成し、維持し、保存する手順を定め、実施しなければならない。
食品安全管理の実施を証明するために必要と定めた記録をとり、適切に保管しなければならない。

※要するに【工程管理と効果的運営を証明するための文書を、作成・維持・保存するための手順を定めて実施して、保管する】ことが要求されています。

ガイドラインは次の通りです。
☆考え方、具体的事例
【文書とは】
○ 「文書」には、記録も含みます。
また、紙に文字を記述したものだけでなく、絵、図、映像、音、これらを電子媒体に記録したものも含みます。
○ 文書は、①安全管理を社外の人などにも説明できるようにする、②何か問題が発生したときにその原因究明に活用する、③作業を標準化し間違いやバラつきを最小限にする、④注意すべき点を明確化する、⑤文書そのものを記録する、といった目的で作成します。

※要するに後で第三者にHACCP実施の内容が説明できれば、どんな媒体の記録でもよいのです。

【食品安全を確保するための工程管理と、効果的な運営を証明するための文書】
○ 「食品安全を確保するための工程管理と、効果的な運営を証明するための文書」とは、工程管理をする上での要点や注意点などが明確に記述してあり、それに基づくことにより適切かつ効果的な運営を可能にするとともに、そのような管理を証明できる文書です。
内容としては、例えば、加熱・冷却といった温度の管理、汚染を防ぐための具体的工夫、コンベアスピードなどが考えられます。
必要となる文書は、その組織の業種、業態、規模、作業の複雑さなどで異なります。
○ 文書は、常に最新版が参照できるよう、最新版管理をします。文書を修正及び保管する際のルールを決めておくことも有効です。
・文書に設定番号、廃止番号等を付ける。
・文書・記録は5年間保管する等。
○ 本規格において、明確に文書を求めているのは、以下の要求事項の以下の文書です。
しかし、これで十分かどうかは、それぞれの組織の状況によって異なりますので、それぞれの組織ごとに決めます。

JFS文書一覧.png
※ここで重要なのは最新版の管理です。よく工場の中に様々な指示書やマニュアルが掲示されていますが、日付の入っていないものを見かけます。日付の入っていない文書は、いつ検証や見直しが行われたがわからないのでHACCPシステムでは有効な文書とみなされません。ここは注意が必要です。

次回は、「文書・記録の管理」の残りの部分を見ていきます。

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