中小企業診断士のHACCPの考え方(JFS規格を中心に)-8

この度、ブログのテーマをもう一つ加えて【HACCPの考え方】を折々に発信していきたいと思います。
最近、日本発の「食品安全マネジメント規格」であるJFS規格A/Bの監査員研修を修了しましたので、
JFS-B規格の要求事項に私なりの解釈を加えて発信します。
(ただし、あくまでも私の考えであり、あなたが属する組織にそのまま当てはまらない場合がありますので
ご注意ください)
なお、JFS規格の要求事項は以下の「日本食品安全マネジメント協会」のHPからダウンロードできますので、

今回は、食品安全マネジメントシステムの要求事項8(FSM 8)「文書・記録の管理」の後半です。

ガイドラインには、次のように書いてあります。

なお、文書は、多ければよいというものではなく、多すぎると逆に管理ができなくなり、実態と文書が乖離していく現象が容易に生じます。組織に必要な最低限の文書で管理を行うことを心がけましょう。

※ここで重要なことは、「必要な最低限」ということです。最初にJFS規格の文書や手順書を作る時が肝心で、あなたの組織の実態に即した「必要最小限」な文書を作成することが肝心です。そのあとでどうしても必要なら増やせばよいのです。ただし、増やさなければならないのはそのシステムがうまく回っていない証拠ですから、増やすことを検討する前には必ず「マネジメントレビー」を実施してください。

【記録】
○ 記録は、①適切に食品安全管理が実施されていることを説明できる、②一定期間の活動についての傾向分析ができる、③組織内で情報共有できる、といった効果があります。その組織にとって必要な記録は何かを決め、記録をとります。
○ 必要となる記録は、その組織の業種、業態、規模、作業の複雑さなどで異なります。
○ 記録は、適切な保管期間を定めます。例えば、賞味期限まで保管することで、問題が発生したときの原因究明を可能にします。
○ 記録を修正する時のルールを定めておきます。書き換えを「偽装」と疑われないよう、例えば、修正は二重線を書いて行い、修正した日付と修正した人の名前を修正箇所等に書くという方法があります。

※記録を修正するときのルールが肝心です。このガイドラインにあるやり方が最も適切です。日付については、時間が重要な要因の業種では、時刻も記載しておくべきです。

●食品安全に係る法令規定事項で参照すべきもの
◎ 製品情報を適切に整備し、保管すると共に、必要に応じて更新する。

※食品安全に関する法令・政令・施行令・業界のガイドラインなどの最新情報をオンタイムで入手できる環境を整えておくことが大切です。

次回は【FSM 10 手順】を見てい行きます。

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